Η τεκμηρίωση που θα σας υπερασπιστεί σε ένα παράπονο

Μια επαγγελματική θεραπεία πρέπει να συνοδεύεται από τεκμηρίωση που επιτρέπει να ανασυσταθεί όλη η διαδικασία: η αξιολόγηση καταλληλότητας, οι πληροφορίες που δόθηκαν, η απόφαση του πελάτη, οι παράμετροι και η αντίδραση του δέρματος. Αν προκύψει παράπονο, οι φωτογραφίες «πριν και μετά» θα δείξουν μόνο ένα μέρος αυτής της ιστορίας. Χρειάζεστε επίσης καταγραφή του γιατί έγινε η θεραπεία, πώς εξελίχθηκε και ποιο πλάνο συζητήθηκε με τον πελάτη.

Η τεκμηρίωση μπορεί να βοηθήσει να αποδείξετε τη δέουσα επιμέλεια. Δεν εγγυάται ότι θα κερδίσετε μια διαφορά και δεν σας απαλλάσσει από την ευθύνη για λάθη. Στο εργαστήριο αξίζει να την τηρείτε τρέχοντας, από την πρώτη συμβουλευτική έως τον τελευταίο έλεγχο.

Ο πελάτης μπορεί να μην αναφέρει μια σημαντική πληροφορία, επειδή την ξέχασε, δεν τη θεώρησε σημαντική ή ο ίδιος δεν γνωρίζει την κατάσταση της υγείας του. Γι' αυτό, αφού συμπληρωθεί η καρτέλα, διαβάστε τις απαντήσεις και συζητήστε τις. Τα κενά πεδία και η απάντηση «δεν ξέρω» χρειάζονται διευκρίνιση. Η υπογραφή κάτω από το ερωτηματολόγιο δεν αντικαθιστά τη δική σας αξιολόγηση.

Ρωτήστε για ασθένειες, φάρμακα με και χωρίς συνταγή, συμπληρώματα, τοπικές θεραπείες, αλλεργίες, προηγούμενες θεραπείες και την πορεία της επούλωσης. Αξιολογήστε την περιοχή της θεραπείας, την παρουσία μαυρίσματος, φλεγμονωδών αλλοιώσεων, ουλών και ανησυχητικών συμπτωμάτων στη χρωστική. Κνησμός, οίδημα ή διόγκωση στην περιοχή της χρωστικής μπορεί να απαιτούν συμβουλευτική εκτίμηση και όχι δοκιμαστική αφαίρεση.

Δεν χρειάζεται να συλλέξετε όλο το ιστορικό ζωής του πελάτη. Χρειάζονται οι πληροφορίες που έχουν σημασία για την ασφάλεια της συγκεκριμένης διαδικασίας. Καταγράψτε το αποτέλεσμα της αξιολόγησης και τον λόγο της απόφασης, και όταν αναβάλλετε τη θεραπεία. Μια τέτοια καταχώριση δείχνει ότι αντιδράσατε σε έναν κίνδυνο που εντοπίσατε.

Στην αφαίρεση PMU και τατουάζ οι διαδοχικές συνεδρίες απέχουν συχνά 2 έως 3 μήνες. Σε αυτό το διάστημα ο πελάτης μπορεί να αρρωστήσει, να ξεκινήσει θεραπεία, να αλλάξει την περιποίηση ή να επιστρέψει από διακοπές μαυρισμένος. Το πρώτο ιστορικό περιγράφει την κατάσταση της ημέρας που λήφθηκε. Πριν από την επόμενη συνεδρία πρέπει να ενημερωθεί.

Μη ρωτάτε μόνο «όλα ίδια;». Αναφέρετε συγκεκριμένους τομείς: νέες ασθένειες και συμπτώματα, νέα φάρμακα ή φάρμακα που διακόπηκαν, έκθεση στον ήλιο, σολάριουμ, αυτομαύρισμα, θεραπείες στην ίδια περιοχή και την επούλωση μετά την προηγούμενη συνεδρία. Καταγράψτε τις απαντήσεις με ημερομηνία και επιβεβαίωση του πελάτη. Στη συνέχεια σημειώστε τη δική σας αξιολόγηση του δέρματος.

Για τα φάρμακα γράψτε την ονομασία, τη δόση, τον λόγο χρήσης και τις ημερομηνίες. Η λέξη «αντιβίωση» ή «κορτιζόνη» από μόνη της δεν αρκεί για να ληφθεί απόφαση. Σημασία έχουν το συγκεκριμένο σκεύασμα, η ασθένεια που αντιμετωπίζεται, η επίδραση στην επούλωση και η τεχνολογία που χρησιμοποιείται. Δεν αποκλείει αυτόματα τη θεραπεία κάθε φάρμακο από αυτές τις ομάδες. Σε περίπτωση αμφιβολίας, αναβάλετε τη διαδικασία και εξασφαλίστε την κατάλληλη ιατρική γνώμη. Μη συστήνετε στον πελάτη να διακόψει μόνος του τη θεραπεία του.

Ένα πρόσφατο μαύρισμα ή ηλιακό έγκαυμα απαιτεί νέα εκτίμηση του κινδύνου και μπορεί να σημαίνει αναβολή. Μη θεωρείτε την ημερομηνία στο ημερολόγιο απόδειξη ότι το δέρμα είναι έτοιμο. Και η λήξη μιας περιόδου αναμονής πρέπει να συνδυάζεται με αξιολόγηση της τρέχουσας κατάστασης της περιοχής.

Ο πελάτης πρέπει να γνωρίζει τι σκοπεύετε να κάνετε, ποια είναι τα πιθανά οφέλη και οι περιορισμοί, ποιες αντιδράσεις μπορεί να εμφανιστούν και ποιες είναι οι εναλλακτικές, συμπεριλαμβανομένης της παραίτησης. Συζητήστε επίσης την πιθανότητα να μην αφαιρεθεί πλήρως η χρωστική, την ανάγκη για επιπλέον συνεδρίες, την περίοδο προσωρινής αλλαγής της εμφάνισης και τον τρόπο τιμολόγησης.

Δώστε χρόνο για ερωτήσεις και για την απόφαση. Όταν λείπει μια υπογραφή, διευκρινίστε αν ο πελάτης παρέλειψε το πεδίο, αν δεν κατανοεί το περιεχόμενο ή αν αρνείται τη συναίνεση. Μην πιέζετε να υπογράψει κάτι που δεν αποδέχεται. Η άρνηση συναίνεσης για την προγραμματισμένη θεραπεία σημαίνει ότι δεν την κάνετε. Η άρνηση δημοσίευσης φωτογραφιών δεν είναι άρνηση της θεραπείας.

Οργανώστε χωριστά τη συναίνεση για τη θεραπεία, τη νομική βάση για την επεξεργασία δεδομένων υγείας, τις φωτογραφίες για την τεκμηρίωση και τη δημοσίευση της εικόνας του προσώπου. Ο πελάτης δεν πρέπει να υπογράφει με μία κίνηση συναίνεση για τη θεραπεία και για τη διαφήμιση του εργαστηρίου.

Πριν από τη δοκιμή εξηγήστε ότι ακόμη και ένα μικρό πεδίο μπορεί να σκουρύνει, να αλλάξει χρώμα ή να αντιδράσει ανεπιθύμητα. Η συναίνεση για τη δοκιμή πρέπει να προηγείται του πρώτου παλμού. Καταγράψτε το σημείο της δοκιμής, την ημερομηνία, τη συσκευή, το μήκος κύματος και τις παραμέτρους με μονάδες, και τραβήξτε φωτογραφίες σε συγκρίσιμες συνθήκες.

Αξιολογήστε χωριστά την άμεση αντίδραση και την αντίδραση μετά την παρατήρηση και την επούλωση. Επιλέξτε τον χρόνο αξιολόγησης ανάλογα με τη διαδικασία, τον κίνδυνο, τις οδηγίες της συσκευής και τις απαιτήσεις που ισχύουν στον τόπο όπου γίνεται η θεραπεία. Μην παρουσιάζετε μια επαγγελματική κατευθυντήρια οδηγία μίας χώρας ως καθολική νομική υποχρέωση.

Η δοκιμή δείχνει την αντίδραση του τμήματος που εξετάστηκε με συγκεκριμένες ρυθμίσεις. Δεν προσδιορίζει την πλήρη σύσταση της χρωστικής και δεν δίνει σίγουρο αριθμό συνεδριών. Δεν είναι αλλεργιολογικό τεστ. Όταν υπάρχει υποψία αλλεργίας στη χρωστική ή προηγούμενη έντονη αντίδραση, μπορεί να χρειάζεται ιατρική εκτίμηση· μια μικρή δοκιμή με λέιζερ δεν είναι ασφαλής τρόπος να αποκλειστεί η αλλεργία.

Στην αφαίρεση από χείλη και φρύδια έχει ιδιαίτερη σημασία η συζήτηση για την αλλαγή χρώματος. Τα χείλη μπορεί μετά την έκθεση να πάρουν σκούρα απόχρωση και τα φρύδια να φαίνονται γκρι ή γκριζοπράσινα. Ένα τέτοιο ορατό αποτέλεσμα πρέπει να περιγραφεί, να δειχθεί στον πελάτη και να τεκμηριωθεί πριν από την απόφαση να επεκταθεί η θεραπεία σε μεγαλύτερη περιοχή.

Το χρώμα της χρωστικής πριν από τη θεραπεία δεν επιτρέπει από μόνο του να προβλεφθεί αξιόπιστα όλη η αντίδραση. Ορισμένα συστατικά, μεταξύ άλλων τα οξείδια του σιδήρου και το διοξείδιο του τιτανίου, συνδέονται με κίνδυνο παράδοξου σκουρέματος. Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε ανόργανη χρωστική θα υποστεί αναστροφή. Ούτε η αποκάλυψη ενός συστατικού του μείγματος που πριν ήταν καλυμμένο αποτελεί αυτόματα απόδειξη χημικής αναστροφής.

Μετά την αξιολόγηση της δοκιμής χρειάζεστε καταγραφή τριών πραγμάτων: τι παρατηρήθηκε, ποιο περαιτέρω πλάνο συζητήθηκε και σε τι συναίνεσε ο πελάτης. Επισυνάψτε τους κωδικούς των φωτογραφιών και την ημερομηνία. Αν είναι ορατό σκούρεμα, η συναίνεση για συνέχιση πρέπει να αναφέρεται στο πραγματικό αποτέλεσμα και όχι μόνο στη γενική πληροφορία ότι «το χρώμα μπορεί να αλλάξει».

Ενδεικτικό κείμενο: «Μου δείχθηκε το αποτέλεσμα του δοκιμαστικού σημείου και μου εξηγήθηκε η αλλαγή χρώματος που παρατηρήθηκε. Κατανοώ ότι, αν συνεχιστεί η θεραπεία, το αποτέλεσμα που περιγράφηκε μπορεί να επεκταθεί σε μεγαλύτερη περιοχή και να παραμείνει μεταξύ των επισκέψεων ή για μεγάλο χρονικό διάστημα. Συζητήθηκαν μαζί μου το περαιτέρω πλάνο, οι εναλλακτικές, ο κίνδυνος, οι πιθανές επιπλέον συνεδρίες και το κόστος. Δεν μου δόθηκε εγγύηση πλήρους αφαίρεσης της χρωστικής. Συναινώ αποκλειστικά στο επόμενο στάδιο που αναγράφεται».

Κάτω από αυτή τη δήλωση γράψτε το συγκεκριμένο στάδιο και αφήστε την επιλογή: συναίνεση, αναβολή της απόφασης ή άρνηση. Η προφορική συζήτηση είναι σημαντική, αλλά η καταγραφή και η υπογραφή της βοηθούν να ανασυσταθεί το εύρος της ενημέρωσης. Μια συναίνεση που λήφθηκε μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας δεν επιβεβαιώνει αναδρομικά την προηγούμενη απόφαση του πελάτη.

Η αλλαγή χρώματος απαιτεί νέα αξιολόγηση του πλάνου. Μπορεί να χρειαστεί άλλο μήκος κύματος, αλλά δεν πρέπει να υπόσχεστε ότι θα εφαρμοστεί αμέσως. Το γεγονός και μόνο ότι εργάζεστε με λέιζερ πικοδευτερολέπτων δεν δικαιολογεί επόμενο πέρασμα στην ίδια επίσκεψη. Σημασία έχουν η αντίδραση του δέρματος, η περιοχή, η δόση, οι οδηγίες της συσκευής και ένα τεκμηριωμένο πρωτόκολλο. Η συναίνεση του πελάτη δεν αντικαθιστά αυτή την αξιολόγηση.

Η τεκμηρίωση πρέπει να αναφέρει τον χειριστή, την ημερομηνία και την περιοχή, τη συσκευή και την κεφαλή, το μήκος κύματος, την ενέργεια ή τη ροή ενέργειας (fluence) με μονάδα, το μέγεθος της κηλίδας, τη διάρκεια παλμού ή τη λειτουργία, τη συχνότητα, τον αριθμό παλμών ή περασμάτων, την ψύξη, τα σκευάσματα και την προστασία των ματιών. Αν οι ρυθμίσεις αλλάζουν κατά τη συνεδρία, καταγράψτε τα εύρη και τον λόγο της αλλαγής.

Περιγράψτε την αντίδραση της χρωστικής και του δέρματος, την ανοχή του πελάτη και τυχόν διακοπή της θεραπείας. Η σημείωση «θεραπεία κανονική» δεν εξηγεί τι συνέβη. Μια καταχώριση που γίνεται εκείνη τη στιγμή είναι πιο χρήσιμη από μια περιγραφή που ανασυντίθεται μετά από πολλούς μήνες.

Για κάθε πελάτη τηρείτε χωριστή, ασφαλή τεκμηρίωση με τις διαδοχικές επισκέψεις. Τραβάτε φωτογραφίες πριν από τη συνεδρία, αμέσως μετά από αυτήν και πριν από την επόμενη διαδικασία, και αν χρειάζεται και κατά τον έλεγχο. Διατηρείτε τα πρωτότυπα με ημερομηνία και σήμανση της περιοχής. Σταθερός φωτισμός, λήψη, απόσταση και κλίμακα επιτρέπουν πιο αξιόπιστη σύγκριση των αλλαγών. Μη ρετουσάρετε τις φωτογραφίες που χρησιμεύουν ως αποδεικτικό υλικό.

Η φωτογραφία αμέσως μετά τη θεραπεία δείχνει την άμεση αντίδραση. Δεν τεκμηριώνει το τελικό αποτέλεσμα. Στην περιγραφή να διακρίνετε πάντα αυτές τις δύο στιγμές.

Δώστε οδηγίες προσαρμοσμένες στη διαδικασία που έγινε και καταγράψτε την έκδοσή τους, την ημερομηνία και τον τρόπο παράδοσης. Η επιβεβαίωση παραλαβής βοηθά να αποδείξετε τι έλαβε ο πελάτης, αλλά δεν αποδεικνύει αυτόματα ότι τήρησε ή δεν τήρησε τις οδηγίες.

Εξηγήστε την αναμενόμενη επούλωση, τους κανόνες περιποίησης και προστασίας από τον ήλιο, τους περιορισμούς και τα συμπτώματα που απαιτούν επικοινωνία. Ο πελάτης πρέπει να ξέρει πότε να απευθυνθεί στο εργαστήριο και πότε χρειάζεται επείγουσα ιατρική βοήθεια.

Αν προκύψει πρόβλημα, κρατήστε τα μηνύματα και τις φωτογραφίες. Καταγράψτε την ώρα της αναφοράς, την περιγραφή του πελάτη, τις δικές σας παρατηρήσεις, τις οδηγίες και τις περαιτέρω ενέργειες. Μην υποθέτετε ότι κάθε επιπλοκή οφείλεται σε απόκρυψη ασθένειας ή σε αμελή περιποίηση. Η αιτία πρέπει να διαπιστωθεί με βάση τα γεγονότα. Τις μεταγενέστερες συμπληρώσεις της τεκμηρίωσης σημειώνετε με νέα ημερομηνία, συντάκτη και λόγο, χωρίς να αλλάζετε την αρχική καταχώριση.

Η καρτέλα περιέχει δεδομένα υγείας, και μια φωτογραφία της χρωστικής μπορεί να αποκαλύπτει πληροφορίες υγείας και να επιτρέπει την αναγνώριση του προσώπου. Ένας φάκελος σε προσωπικό κινητό από μόνος του δεν εξασφαλίζει επαρκή προστασία. Περιορίστε την πρόσβαση σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, χρησιμοποιήστε ασφαλές σύστημα και αντίγραφα ασφαλείας, και ορίστε κανόνες για τη διατήρηση και τη διαγραφή των δεδομένων.

Ένα εργαστήριο αισθητικής δεν πρέπει να εφαρμόζει αυτόματα τις νομικές βάσεις και τις προθεσμίες που προβλέπονται για τον ιατρικό φάκελο. Φροντίστε για την κατάλληλη νομική βάση για τα δεδομένα υγείας, την ενημέρωση βάσει GDPR (ΓΚΠΔ) και χωριστές συναινέσεις για πρόσθετους σκοπούς. Ορίστε τις περιόδους διατήρησης σύμφωνα με την πραγματική σας δραστηριότητα, τις υποχρεώσεις σας και την ανάγκη προστασίας από αξιώσεις.

Πριν ξεκινήσετε κάθε συνεδρία, ελέγξτε αν μπορείτε να απαντήσετε: σε ποια βάση κρίνω σήμερα τον πελάτη κατάλληλο, σε τι συναίνεσε, ποια διαδικασία εκτελώ και πώς θα τεκμηριώσω την πορεία της. Αυτές οι απαντήσεις πρέπει να φαίνονται στην καρτέλα.